Tối ưu hóa hiệu quả công việc bằng việc tạo ra Zap chuỗi

Một khi bạn đã thiết lập Zap của bạn, bạn có thể mang nó thêm một bước nữa (theo nghĩa đen). Thêm các bước Hành động khác vào Zap, để nó tự động hơn cho bạn. Một Zap với hơn hai bước được gọi là Multi-Step Zap.

Ví dụ, bạn có thể có một thiết lập Zap thông báo cho bạn về thời tiết hàng ngày qua SMS. Bạn có thể thêm một bước vào Zap để nó cũng thông báo cho nhóm của bạn bằng một thư Gmail. Bạn có thể thấy rằng Zap này hiện có nhiều Hành động, tất cả đều dựa trên cùng một Trình kích hoạt. Khi Zap chạy, nó sẽ thực hiện cả hai hành động.

Bạn có thể thêm nhiều bước như bạn cần để Zap của bạn để nó hoạt động tốt nhất cho bạn. Càng nhiều bước bạn thêm vào một Zap, công việc thủ công hơn Zapier lấy đĩa của bạn và bạn tiết kiệm được nhiều thời gian hơn.

Để thêm các bước khác vào Zap của bạn:

Bước 1: Click vào Zap bạn muốn thay đổi trên trang "My Zaps".

Bước 2: Trong bảng điều khiển bên trái, nhấp vào nút dấu cộng màu xám (+) nơi bạn muốn thêm bước mới. Hãy nhớ rằng khi Zap chạy, nó sẽ đi qua từng bước được hiển thị trên menu bên trái theo thứ tự, từ trên xuống dưới.

Bước 3: Sau đó chọn hoặc gõ vào tên của ứng dụng bạn muốn thêm vào Zap của bạn.

Bước 4: Kết nối tài khoản của bạn.

Bước 5: Tùy chỉnh cách dữ liệu được gửi từ bước Trình kích hoạt đến bước Hành động mới của bạn bằng các trường từ một trong hai hoặc tất cả các bước trước đó.

Bước 6: Cuối cùng, nhấp vào nút để kiểm tra Zap của bạn và bật nút Bật / Tắt thành "Bật". Bây giờ, ngồi lại và để cho Zap của bạn chăm sóc nhiều nhiệm vụ cùng một lúc.

Thêm nhiều hành động vào một Zap không phải là cách duy nhất để tận dụng lợi thế của Zaps nhiều bước, bạn có thể thêm vào các bước gọi là bộ lọc hoặc hành động tìm kiếm, quá. Mình sẽ trình bày thêm về các bước này trong các chương sau.

Mẹo chuyên nghiệp: Thêm ghi chú và đổi tên các bước của bạn

Khi bạn có thể xây dựng quy trình làm việc theo nhiều bước như bạn muốn, có khả năng họ gặp phải ... phức tạp.

Năng lượng tự động hóa hơn luôn luôn tốt. Nhưng đôi khi bạn cần guideposts để giúp bạn điều hướng Zaps với nhiều bước tương tự.

Làm tương lai của bạn một ưu tiên và bao gồm nhắc nhở về cách thức công việc phức tạp hơn của bạn làm việc. Thêm ngữ cảnh phụ dễ dàng: Viết ghi chú cho Zap của bạn, hoặc đổi tên các bước trong quy trình của bạn để mô tả từng bước trong đó. (Hoặc, cảm thấy tự do để làm cả hai!)

Để thêm ghi chú vào Zap của bạn, hãy mở ghi chú đó từ Trang tổng quan của bạn và nhấp vào liên kết "Thêm ghi chú" ở góc trên bên trái, bên dưới tên Zaps của bạn.

Bạn sẽ thấy một trường xuất hiện nơi bạn có thể thêm bất kỳ văn bản nào bạn muốn — chỉ cần nhấp vào trường và bắt đầu nhập. Khi bạn đã hài lòng với bố cục của mình, hãy nhấn nút lưu để giữ lại ghi chú của bạn cho các thế hệ tương lai. (Bạn luôn có thể thay đổi sau này.)

Bạn có thể nhận thấy rằng liên kết "Thêm ghi chú" được chuyển thành liên kết "Xem ghi chú". Khi bạn truy cập lại một Zap, nhấp vào đó để xem lại bất kỳ chi tiết nào bạn đã ghi lại.

Ghi chú là tuyệt vời cho tóm tắt về cách Zap phù hợp với công việc của bạn, nhật ký của bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện và ý tưởng về cải thiện quy trình làm việc. Hoặc, nếu bạn chia sẻ một tài khoản với những người khác, các ghi chú sẽ cho họ một ý tưởng nhanh về những gì mà mỗi Zap được sử dụng.

Các tên bước , mặt khác, là các nhãn cho từng đoạn công việc của bạn. Chúng hiển thị nhiều hơn ghi chú nhưng cung cấp ít dung lượng hơn. Mỗi bước trong Zap của bạn được đánh số, và bạn sẽ tìm thấy tên của một bước bên cạnh số của nó ở bên trái.

Lời kết

Tạo ra Zap chuỗi là các tối ưu công việc bạn làm. Chỉ mất một chút thời gian thiết lập ban đầu bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian trong công việc của mình đấy.