Hướng dẫn chi tiết cách tạo một Zap hoàn chỉnh

Những điểm chính của Zap

• Có các mẫu để lựa chọn. Chúng giúp bạn thiết lập nhanh và bạn có thể chỉnh sửa chúng sau này.
• Bạn có thể Tìm mẫu mới và nhận đề xuất trên trang Khám phá.
• Sử dụng trình soạn thảo Zap để xây dựng quy trình làm việc hoàn toàn tùy chỉnh.
• Chỉnh sửa và quản lý Zaps Sau đó bằng cách định vị chúng trên Bảng điều khiển của bạn .
• Cộng tác và chia sẻ Zaps với tài khoản nhóm .

---

Trong hướng dẫn này, mình sẽ giới thiệu cho các bạn về việc tạo Zap - một sự tự động hóa đầu tiên giữa các ứng dụng web - để thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại cho bạn.

Có hai cách bạn có thể tạo một Zap. Bạn có thể sử dụng Zaps dựng sẵn hoặc tạo Zap của riêng bạn từ đầu để có thể tùy chỉnh tối đa.

Thêm các khoảng trống được tạo sẵn vào tài khoản của bạn

Zapier đã xây dựng hàng trăm Zaps mà bạn có thể nhanh chóng sử dụng với tài khoản của riêng bạn. Hãy nghĩ về chúng như các mẫu Zap có thể thích ứng với các ứng dụng.

Bước 1: Nhấp vào ứng dụng bạn muốn tạo một Zap cho. Bạn có thể nhập tên của ứng dụng vào hộp tìm kiếm để tìm nhanh.

Bước 2: Sau đó nhấp vào bất kỳ ứng dụng bổ sung nào bạn muốn tích hợp với Zap của bạn.

Bước 3: Cuộn xuống để xem Zaps phổ biến bằng ứng dụng đó.

Bước 4: Nhấp vào nút "Use this Zap" và sau đó là "Make this Zap!" trên trang mô tả Zap.

Bước 5: Nhấp vào nút "Kết nối" để liên kết tài khoản của bạn trong ứng dụng với Zapier lần đầu tiên. Hoặc, nếu trước đây bạn đã kết nối ứng dụng với Zapier, hãy nhấp vào nút "Sử dụng ứng dụng này" bên cạnh tài khoản ứng dụng của bạn.

Bước 6: Trong các bước sau, khi được nhắc, hãy chọn các trường tùy chọn hoặc bắt buộc cho từng ứng dụng trong Zap của bạn. Điều này giúp bạn tùy chỉnh Zap được xây dựng sẵn và cho nó biết dữ liệu chính xác bạn muốn sử dụng. Ví dụ: với Lịch Google, bạn chọn lịch cụ thể bạn muốn sử dụng cho Zap. Và bạn cũng có thể tùy chỉnh các trường tùy chọn, chẳng hạn như tóm tắt sự kiện và mô tả bằng cách nhấp vào nút ở bên phải của các trường.

Bước 7: Nhấp vào "Lưu + hoàn tất!" để thêm Zap vào tài khoản của bạn và bật nó lên. Bạn cũng sẽ có tùy chọn để kiểm tra Zap mới để xem nó hoạt động như thế nào.

Bạn sẽ tìm thấy Zap mới được tạo trong trang "My Zaps" .

Tạo Zaps từ Scratch

Đối với các tùy biến nhất, tạo một Zap từ đầu. Để bắt đầu tạo một Zap, nhấp vào nút "Make a New Zap", nằm ở góc trên bên phải của trang, khi bạn đăng nhập vào Zapier.

Bây giờ bạn sẽ có trong Zap Editor, nơi bạn có thể thiết lập trình kích hoạt và hành động của Zap của bạn.

Thiết lập trình kích hoạt

Bước 1: Chọn ứng dụng Trigger Đầu tiên bạn sẽ chọn ứng dụng mà bạn muốn khởi động Zap. Nhập tên ứng dụng vào hộp tìm kiếm hoặc nếu bạn đã kết nối ứng dụng với Zapier, hãy nhấp vào biểu tượng ứng dụng được hiển thị tại đây. Trong ví dụ này, Mình sẽ sử dụng Twitter cho ứng dụng Trình kích hoạt của Zapier.

Bước 2: Chọn trình kích hoạt Chọn Trình kích hoạt cụ thể cho ứng dụng từ danh sách tùy chọn. Ví dụ kích hoạt bao gồm "email mới nhận được", "tài liệu được cập nhật", "hàng bảng tính đã thay đổi". hoặc "đề cập mới trên Twitter". Ví dụ của chúng ta, hãy chọn "Đề cập mới trên Twitter". Sau đó nhấp vào "Lưu + Tiếp tục".

Bước 3: Kết nối hoặc chọn tài khoản của bạn Chọn tài khoản đã được kết nối với Zapier hoặc nhấp vào nút "Kết nối tài khoản mới" để thêm tài khoản mới. Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện, nhắc bạn ủy quyền cho Zapier kết nối với ứng dụng. Sau đó nhấp vào "Lưu + Tiếp tục".

Bước 4: Chỉnh sửa các tùy chọn Nếu có các trường hoặc các tùy chọn ứng dụng khác mà bạn có thể hoặc phải bao gồm trong Zap, bạn sẽ thiết lập các tùy chọn này trong bước này. Ví dụ: bạn có thể chỉ định nhãn cho Gmail, bảng tính hoặc thư mục trong Dropbox cần để Zap hoạt động theo cách bạn muốn. Trong ví dụ này, mình sẽ nhập cụm từ tìm kiếm Twitter mà mình muốn theo dõi. Sau đó nhấp vào "Tiếp tục".

Bước 5: Kiểm tra bước này Trong bước này, bạn sẽ thấy thông tin nào từ ứng dụng sẽ được sử dụng cho Trình kích hoạt. Nhấp vào nút "Tìm nạp & Tiếp tục" để đảm bảo Trình kích hoạt hoạt động. Đợi tin nhắn thành công trước khi tiếp tục bước tiếp theo.

Thiết lập hành động

Bây giờ là lúc để nói cho Zap chính xác những gì bạn muốn nó làm.

Bước 1: Chọn ứng dụng Hành động Nhập tên ứng dụng bạn muốn áp dụng Tác vụ. Nó có thể là ứng dụng tương tự như ứng dụng Trình kích hoạt của bạn hoặc ứng dụng khác. Trong ví dụ này, mình sẽ sử dụng Google Trang tính.

Bước 2: Chọn hành động Chọn cách bạn muốn ứng dụng hoạt động để phản hồi Trình kích hoạt. Ví dụ về hành động bao gồm "cập nhật sự kiện lịch" hoặc "gửi email". Trong ví dụ này, mình sẽ chọn "tạo hàng bảng tính mới". Sau đó nhấp vào "Lưu + Tiếp tục".

Bước 3: Kết nối hoặc chọn tài khoản của bạn Chọn tài khoản đã được kết nối với Zapier hoặc nhấp vào nút "Kết nối tài khoản mới" để thêm tài khoản mới. Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện, nhắc bạn ủy quyền cho Zapier kết nối với ứng dụng. Sau đó nhấp vào "Lưu + Tiếp tục".

Bước 4: Thiết lập mẫu Bây giờ là nơi bạn có thể tùy chỉnh Zap của bạn. Trong bước này, bạn có thể nói cho Zap chính xác những gì bạn muốn nó làm với dữ liệu từ ứng dụng Trigger bằng cách điền vào các trường trống ở đây. Nhấp vào hộp thả xuống hoặc dấu cộng (+) ở phía bên phải của mọi trường để yêu cầu Zap kéo dữ liệu từ bước Kích hoạt.

Khi bạn nhấp vào menu thả xuống, danh sách dữ liệu từ ứng dụng Trình kích hoạt của bạn sẽ xuất hiện. Bạn có thể muốn chọn các điểm dữ liệu từ ứng dụng Trình kích hoạt phù hợp nhất với trường trong ứng dụng Hành động của bạn.

Một số trường là bắt buộc. Ví dụ: nếu Hành động của bạn là cập nhật Google Trang tính, bạn sẽ cần phải chọn bảng tính nào và bảng tính nào bạn muốn cập nhật.

Các trường khác là tùy chọn nhưng vẫn quan trọng để điền vào. Trong ví dụ này, trong trường "screenname" trong Google Trang tính, mình sẽ chọn trường "tên người dùng" từ Twitter. Bằng cách đó, Zap sẽ đặt đúng tên người dùng Twitter vào cột "tên hiển thị" thích hợp trong bảng tính. Tương tự, mình kết nối cột "văn bản" trong Google Trang tính với trường "văn bản" từ Twitter.

Đối với một số trường, bạn cũng có thể nhập thông tin trực tiếp thay vì chọn thông tin từ hộp thả xuống hoặc dấu cộng (+). Ví dụ: trong trường email, hãy nhập địa chỉ email. Hoặc trong trường mô tả, hãy nhập bất kỳ văn bản nào.

Khi bạn đã thực hiện các lựa chọn của mình, hãy nhấp vào "Tiếp tục".

Bước 5: Kiểm tra bước này Bây giờ chúng ta sẽ kiểm tra Hành động. Bạn sẽ thấy thông tin nào từ ứng dụng Trình kích hoạt sẽ được gửi đến ứng dụng Hành động. Nhấp vào nút "Tạo và tiếp tục" để đảm bảo bước này hoạt động như dự định.

Bước 6: Đặt tên và lưu Zap của bạn Cuối cùng, nhấp vào nút "Finish", đặt tên cho Zap của bạn và bật nút Bật / Tắt thành "Bật". Zap của bạn sẽ tự động chạy từ bây giờ cho đến khi bạn tắt nó đi.

Hãy quay lại Zap của bạn bất kỳ lúc nào để chỉnh sửa các bước hoặc thay đổi chi tiết cụ thể. 

Chia sẻ Zaps với Nhóm của bạn

Bây giờ bạn có một Zap và chạy, đó là thời gian để truyền bá sức mạnh tự động hóa cho phần còn lại của văn phòng bằng cách thiết lập một tài khoản nhóm .

Tài khoản nhóm đi kèm với các thư mục được chia sẻ cho phép toàn bộ nhóm xem, cập nhật hoặc sao chép Zaps. Cộng tác để làm cho luồng công việc hiệu quả hơn hoặc chỉnh sửa Zaps để phù hợp với quy trình làm việc của mỗi nhóm.

Tài khoản nhóm có nhiều tính năng tiết kiệm thời gian hơn như chia sẻ ứng dụng được kết nối với Zapier, số lượng Zaps không giới hạn, các tính năng cao cấp cho mọi thành viên, bảo mật doanh nghiệp và hơn thế nữa!